In dit blog onthul ik met liefde en plezier, hoe ik als ondernemer taken uitbesteed aan mijn team van VA’s. Want tja ‘ practice what you preach’. Toch?! Sinds 2008 ben ik uitgegroeid van een zelfstandige freelance assistant naar een bruisende business met een team van 13 verschillende zzp’ers en freelancers. Vorige week kreeg ik via e-mail de vraag hoeveel uur per week ik zelf nog als virtual assistant werk. Eigenlijk is het beter om te vragen hoeveel uur per week ik virtual assistants inhuur. Mijn laatste opdracht als VA heb ik afgerond in december 2017. Sindsdien werk ik fulltime aan het creëren van inhoud voor mijn online trainingen en aan het uitbreiden van VA School als dé plek voor informatie en inspiratie voor het starten van een eigen VA bedrijf. Daarnaast helpen we andere ondernemers met VA profiel bij het vinden van de perfecte VA match en hebben we ons aanbod ook uitgebreid met een membership voor VA’s (VA galaxy). Genoeg te doen dus! En ook genoeg om uit te besteden aan fijne experts. Benieuwd naar wat ik allemaal uitbesteed? Je leest het hieronder.
Die flexibiliteit is de basis van ons succes
Ik kies er bewust voor om met zzp’ers te werken en geen personeel in dienst te nemen, omdat ik graag samenwerk met mensen die weten hoe het is om een eigen bedrijf te hebben. Bovendien fungeren we als een soort proeftuin, waar we alles wat we onze VA’s in opleiding leren zelf al hebben ervaren. Wat ik ook prettig vind, is dat zelfstandigen veel flexibeler zijn. We kunnen snel opschalen of afschalen, afhankelijk van de behoeften. En iedereen vindt dat prima, want iedereen begrijpt het. Dit zorgt ervoor dat alle partijen alert en betrokken blijven. Bovendien doen alle zzp’ers in mijn team ook bij andere klanten ervaring op, volgen ze zelf verdiepende trainingen en brengen ze hun nieuwe expertises mee in hun werk voor VA school. Alles is met elkaar verbonden, maar we hebben toch allemaal onze eigen bezigheden. In die continue verandering en verbetering zit de meeste groei.
Taken uit handen geven is óók ondernemen
Voor mij is een goede ondernemer iemand die heel goed begrijpt wat hij of zij beter wel en beter niet zelf kan doen, en die daar actief de controle over neemt. Dat is echt ondernemen, en niet zomaar meegaan met de waan van de dag. Ook ik trap soms in die valkuil. Ik krijg een idee en denk dan: “Maar dan moet ik ook dit of dat doen, en dan heb ik geen tijd meer voor wat ik eigenlijk wil doen.” Maar dat is natuurlijk onzin. Je moet gewoon uitbesteden wat niet bij jouw kerntaken hoort. Focus op wat echt belangrijk is voor jou. Natuurlijk moet ik af en toe ook eens wat bonnetjes scannen, dat hoort erbij. Maar om mijn bedrijf op een gezonde manier te laten groeien, omring ik mezelf graag met mensen die me inspireren en me helpen mijn doelen te bereiken. Op dit moment zijn dat er dertien. Want als je veel verschillende dingen doet, heb je ook veel verschillende specialismen nodig.
Wat zou jij kunnen uitbesteden?
Als ondernemer loop je het risico vast te zitten in allerlei taken die je eigenlijk weerhouden om je echt te concentreren op de kern van je bedrijf. Of die simpelweg niet leuk zijn om te doen waardoor je enorm veel energie lekt. En dat is jammer, toch? Want dat is niet waarom je bent gaan ondernemen. Dus houd je uiteindelijke doel voor ogen en besteed de taken uit die je daarvan afleiden. Ter inspiratie deel ik in dit blog graag met je wat ik zelf uitbesteed.
Een goed werkend leersysteem; onze online leeromgeving
Als technisch virtual assistant bij VA School, werkt Maaike samen met Shirley aan het optimaliseren van de online ervaring voor de deelnemers. Dit omvat het verbeteren van de gebruikerservaring en het oplossen van eventuele technische problemen. Daarnaast zijn zij veel bezig met het bouwen van nieuwe pagina’s, het integreren van systemen en het waarborgen van up-to-date informatie op de websites. Maaike richt zich op het onderzoeken, selecteren en implementeren van nieuwe tools, evenals het opzetten van geautomatiseerde e-mail workflows om de communicatie met deelnemers en geïnteresseerden te stroomlijnen.
Maaike is ook mijn sidekick en technische steun en toeverlaat voor VA galaxy.
Shirley bereidt webinars voor en zet alles klaar in de online academy. Daarnaast heeft Shirley alle werkzaamheden rondom VA profiel op zich genomen. Ze zorgt ervoor dat het profiel iedere week rouleert, dat de juiste info erop komt en dat de VA’s op social media in het zonnetje worden gezet.
Content: de vertaling van mijn ideeën
Voor de foto’s vertrouwen we op onze vaste fotografe, Mariëlle. Zij legt niet alleen mij vast, maar ook het hele team. En laten we vooral de video’s niet vergeten. Aangezien onze academy volledig online is, maken we veel gebruik van video. Gelukkig is Sherry-Lee gepassioneerd door video, vooral door het editen ervan. Ik maak dan ook dankbaar gebruik van haar talent. Het opnemen van video’s vind ik prima, maar dat geknutsel in zo’n bewerkingsprogramma? Daar gruwel ik van.
Elianne, ons teamlid bij VA School, is onze go-to persoon als het gaat om audio en muziek. Ze geeft VA School een uniek geluid. Binnen onze community en ook op socials.
Van het bewerken van podcasts tot het produceren van meditaties, Elianne weet precies hoe ze de boodschap van VA school, VA profiel en VA galaxy krachtig kan overbrengen.
Marketing: mijn bedrijf neerzetten zoals ik dat wil
In 2016 besloot ik een business coach in te schakelen. Sindsdien heeft VA School een enorme groei doorgemaakt op het gebied van kennis en ontwikkeling. Nicolette heeft me aangemoedigd om VA School vorm te geven zoals ik voor ogen had, en ze is nog steeds mijn betrouwbare sparringpartner. Samen brainstormen we over strategieën en verkoopprocessen, en ze traint ook enkele teamleden. Daarnaast speelt ze een belangrijke rol in de training van onze deelnemers. Ze leert hen onder andere hoe ze een sympathiek verkoopgesprek kunnen voeren en hoe ze een perfecte pitch kunnen maken voor potentiële klanten. Dit doet ze met veel humor en ervaring.
Ilse is verantwoordelijk voor de consistentie in al onze branding en marketing. Ze creëert prachtige werkboeken en visuals en denkt actief mee op grafisch gebied. Bij de lancering van een website of training geeft ze er haar unieke Ilse-touch aan. Daarnaast ondersteunt ze me bij het ontwikkelen van producten voor onze webshop, zoals planners en ons eigen invulboek voor startende ondernemers.
Does it spark joy?
Marianne, mijn zus, is vanaf het eerste begin betrokken bij VA School. Ze is verantwoordelijk voor het verzenden van pakketjes, het versturen van kaartjes, het bedenken van cadeautjes en zorgt ervoor dat alles met een flinke dosis confetti en feestelijkheid op de deurmatten belandt. Ze doet er alles aan om mij, mijn klanten en teamleden good vibes te bezorgen. Ook is Marianne de drijvende kracht achter het soepel en VA school waardig laten verlopen van live events. We noemen haar dan ook heel graag “Manager Joy”, want ze richt zich eigenlijk alleen maar op de allerleukste dingen. En volgens mij geniet ze er zelf ook enorm van!
De money flow ook onder controle
En alsof het niet genoeg is, is Marianne mijn rechterhand als het gaat om de administratie van mijn bedrijf. Daarnaast regelt ze alle financiële zaken. Ze zorgt dat iedere maand mijn boekhouding bij mijn boekhouder komt. Ik doe daar zelf niets aan. Dat stond echt bovenaan mijn lijstje om uit te besteden. Want ik zat iedere zaterdagochtend met tegenzin mijn bonnetjes te doen en zij doet dit met plezier, wordt daar wel blij van.
Nathalie is mijn steun en toeverlaat als het gaat om het debiteurenbeheer. Zij zorgt ervoor dat dit onderdeel binnen VA school op rolletjes loopt. Nathalie is sinds de start van VA school betrokken en kent mijn klanten als geen ander. Dit is erg fijn in de communicatie en afstemming! Betrokkenheid vind ik een heel belangrijke waarde binnen mijn team.
Annika vervult de rol van projectmanager (zeg maar gerust manager rollercoaster) binnen ons team. Terwijl ik veel ideeën bedenk en projecten initieer, zorgt zij ervoor dat deze ook daadwerkelijk worden uitgevoerd, deadlines worden gehaald en de juiste mensen worden ingezet. Het dagelijks communiceren met dertien verschillende mensen vergt veel tijd, en Annika fungeert hierbij als mijn belangrijkste tussenpersoon. Daarnaast ondersteunt ze indien nodig bij live webinars. Annika speelt ook een grote rol in communicatie met deelnemers bij vragen via de mail, chat of social media.
Marieke is onze heldin als het gaat om het maken van content en teksten en het zorg dragen voor het plaatsen daarvan. Samen met Kim is Marieke onze service expert. Service verlenen op het moment dat je niet eens weet dat je hulp nodig hebt, dat is waar zij goed in zijn. Omdat we heel veel vragen krijgen van mensen die interesse hebben in het vak van virtual assistant en onze VA opleiding. Ik wil dat het allemaal lekker loopt. Waar kunnen we nog meer service verlenen en meer puntjes op de i zetten? Dat laten zij mij weten.
De beste service voor onze klanten
Kim is ook verantwoordelijk voor het servicegericht en efficiënt beheren van de mailbox. Alle mails die binnenkomen gaan door haar handen. Een eerste reactie geven, actie ondernemen of acties neerleggen bij de juiste collega. Kim doet het.
Online community management is een specialisme wat niet meer weg te denken is in deze moderne online wereld. Annika, Shirley, Kim en Marieke zijn naast hun andere taken ook actief als online community managers. Ze spelen een essentiële rol bij het beantwoorden van vragen en fungeren als belangrijke bron van feedback voor onze trainingen. Ik ben ervan overtuigd dat community management een specialisme is wat niet meer weg te denken is uit het online landschap. Het beheren van een Facebookgroep vergt veel werk als je iedereen het gevoel wilt geven dat ze gezien en gehoord worden. Daar nemen wij onze verantwoordelijkheid serieus voor.
Het modereren van webinars en het beheren van online interacties vereist speciale vaardigheden en aandacht. Sherry-Lee, Kim en Marieke zijn mijn steun en toeverlaat als het gaat om het modereren van webinars en de buddy speeddate. Zij zorgen ervoor dat zowel de spreker als de technische aspecten soepel verlopen. In dit soort rollen fungeer je als gastvrouw, coach, vraagbaak en klankbord tegelijk. Als ondernemer vind ik het daarom verstandig om deze taken niet zelf op me te nemen. Ja, in het begin even om te begrijpen wat het inhoudt, maar daarna snel uitbesteden!
Uiteraard is dit team niet overnight ontstaan. Juist door mezelf af te vragen ‘Wat doe ik nu in mijn bedrijf waar ik niet blij van wordt?’ en ‘Wat zou er gebeuren als ik dit of dat zou overlaten aan een VA?’ heeft mij gebracht waar ik nu ben. Begin met te bedenken waar je op dit moment echt mee geholpen zou zijn. Wat echt impact heeft op jou, je waarden en je bedrijf. Start daarmee. De rest komt dan vanzelf. Maar uitstellen is geen optie meer.
Wil jij ook je team uitbreiden met een VA? Kijk bij onze VA profielen op deze website of plaats een gratis zoekopdracht .
Vind jouw ideale virtual assistant en boost je business
Start vandaag nog met de zoektocht naar jouw VA zodat je direct kunt beginnen met het opschalen van je bedrijf. Je kunt rondvragen in je netwerk of op Google zoeken naar een VA met de vaardigheden waarnaar je op zoek bent. Of je kijkt op VA profiel
Op VA profiel vind je meer dan 75 enthousiaste, oplossingsgerichte, door VA school opgeleide virtual assistants. Klik op de foto’s voor het openen van hun contactkaart met informatie over hun expertise en contactgegevens. We wensen je een fijne samenwerking toe. Niet meer uitstellen. Geef je business vandaag nog de boost die het verdient.