Denk je aan een VA? Zo weet je of je er klaar voor bent (en wat je dan moet doen)

Een overvolle mailbox. Je goede ideeën die blijven liggen. Of erger: een autoresponder waarin je jezelf verontschuldigt voor het feit dat je nergens aan toe komt. No offense Ernst-Jan 😉

Herkenbaar? Dan is dit blog voor jou.

In de Podcast over Media (POM) met Hanneke Wessel – dé expert op het gebied van virtual assistants – gingen Alexander Klöpping en Ernst-Jan Pfauth op zoek naar het antwoord op deze vraag:

Wanneer is het moment gekomen om hulp in te schakelen in je bedrijf? En wat voor hulp dan precies?

Spoiler: het gaat niet om uitbesteden om het uit te besteden. Het gaat om energie, ruimte en focus. Het gaat om doen waarvoor je op aarde bent.

“Ik kom niet meer aan mijn werk toe.”

Dat is volgens Hanneke hét eerste signaal dat je toe bent aan een VA. Je bent de hele dag bezig, maar niet met het werk waarvoor je ondernemer bent geworden. Je zit vast in randzaken.

Randzaken als:

– je e-mail inbox;
– afspraken inplannen;
– scripts voor je podcast bedenken;
– social media content inplannen;
– je administratie;
– een event organiseren;
– reageren op vragen die steeds terugkomen.

Of zoals Ernst-Jan het omschreef:

“Ik heb een autoresponder ingesteld. Voelt aan de ene kant bevrijdend, aan de andere kant laat ik overal steken vallen. Dat voelt niet goed.”

Hanneke noemt het vermijdingsgedrag. Of: struisvogelgedrag. Je stopt je hoofd in het zand, maar je weet dat het werk zich ondertussen blijft opstapelen.

Maar wat doet een VA dan precies?

Heel simpel: een VA neemt werk uit handen dat jij niet hoeft te doen. Werk…

• dat je niet leuk vindt;
• waar je niet goed in bent;
• of dat jou geen energie oplevert.

En het mooie?

“Voor elke taak op jouw getverlijstje is er iemand die dat het allerleukst vindt,” zegt Hanneke.

Welke VA past bij jou?

Hanneke onderscheidt 5 typen VA’s. Want geen VA is hetzelfde – en dat is maar goed ook.

1. De ideeëngenerator

Creatief, vol ideeën. Perfect voor ondernemers die marketing, content of strategie willen uitbesteden. Denk aan contentcreatie, nieuwsbriefcampagnes of het ontwikkelen van een online training.

“Maar als je alleen maar ideeën hebt en niemand die ze uitvoert, dan gebeurt er… precies: niks.” – Hanneke

2. De structuurmachine

Dit is de VA die jouw bedrijf organiseert. Denkt in planningen, systemen en processen. Zet jouw ideeën om in acties en deadlines. Onmisbaar als je output wilt.

Alexander: “Eigenlijk wil ik gewoon iemand die zegt: ‘Leuk idee, wanneer moet het af? Wie doet het? En in welk systeem gaan we het vastleggen?’”

3. De techniekliefhebber

Wordt gelukkig van plug-ins, automatiseringen en funnels. Denk aan het koppelen van systemen, een e-mailfunnel bouwen, je website verbeteren of een AI-tool als Lindy inrichten.

“Om 3 uur ’s nachts appt ze: ‘Het werkt!’” – aldus Hanneke over haar tech-VA.

4. De orde-in-de-chaoschepper

Houdt van opruimen. Mailboxen leegmaken. Bestanden ordenen. Het werk waar jij van gruwelt? Zij (of hij) leeft ervan op. Krijgt energie van schoon schip.

Hanneke: “Mijn mailbox wordt twee keer per dag geleegd. Ik besteed gemiddeld nog maar 10 minuten per dag aan e-mail.”

5. De multipotential

Een VA met meerdere specialisaties. Kan bijvoorbeeld én jouw social media beheren én af en toe een website bouwen. Flexibel, veelzijdig, creatief. Perfect voor ondernemers die snel schakelen en variatie nodig hebben.

“Maar is dat dan niet duur?”

Ernst-Jan zei het hardop: “Een VA? Dat is toch veel te duur?”

Hanneke rekent het simpel voor: Stel, jouw tijd is €100 per uur waard. Een VA kost gemiddeld €50–€55 per uur. Dan ben je dus niet alleen goedkoper uit, je krijgt er ook nog betere output voor terug. We noemen dit de buy back rate.

Maar weet je wat misschien nog wel veel interessanter is voor jou. Dat het je uiteindelijk niet alleen geld en resultaat oplevert, maar ook dat het iets doet met je energie en met je flow. Hoeveel meer ruimte voor creativiteit gaat er komen in je hoofd? Hoeveel langer kun je doorwerken aan het uitwerken van een idee als je niet steeds dat stemmetje in je hoofd hebt “dat je toch echt vandaag aan die btw-aangifte moet gaan zitten”. Dat is waar de echte winst zit. Dat jij weer kunt gaan doen waarom je met je onderneming begonnen bent.

Je energy back rate! 🙂

En het hoeft helemaal geen 20 uur per week te zijn. Je kunt gewoon beginnen met een paar uur per week.

“Grow while you go,” zegt Hanneke. “Begin met 4 uur per week. Start met wat het meeste impact maakt.”

En A.I. dan? Kan ik het niet gewoon automatiseren?

Goede vraag. Ook besproken in de podcast.
Zeker, A.I.-tools als Lindy of Cora kunnen helpen. Maar:

• A.I. denkt niet met je mee.
• A.I. stelt geen vragen.
• A.I. snapt jouw waarden of stijl niet.

En zoals Ernst-Jan merkte:

“Als A.I. iets fout labelt, kan dat je relatie met een klant kosten.”

Een VA kan je juist helpen A.I. goed in te zetten, en processen optimaliseren. Denk dus én/én, niet of/of.

Hoe start je dan met een VA?

Hanneke geeft 3 adviezen:

1. Breng in kaart waar je vastloopt.

Wat komt steeds terug? Waar mopper je op? Waar stel je dingen uit?

2. Bedenk wat het je waard is.

Niet alleen qua geld, maar ook qua rust, ruimte, creativiteit.

3. Zoek iemand die bij je past qua energie én waarden.

“Ik werk alleen met mensen die vrijheid, creativiteit en fun belangrijk vinden,” zegt Hanneke. “En die zelfsturend zijn. Geen redder, maar een sparringpartner.”

Klaar voor je eigen VA?

???? Kijk op VAprofiel.nl. Daar vind je afgestudeerde VA’s in alle soorten en maten. Of doe eerst de test: Ben ik toe aan een VA? Je vindt hem ook op de site.

Want echt: je hoeft het niet alleen te doen.

P.S. Podcast over Media bekijken? Klik hier.