10 signalen dat jij een virtual assistant nodig hebt

Door Merle de Greef

Als ondernemer ben je goed in wat je doet. Sterker nog, je blinkt uit. Jouw bedrijf groeit. Of het is misschien aan verandering toe. De stap om iemand in loondienst aan te nemen kan groot zijn. Vind je misschien nog te onzeker. Of het geeft je niet de vrijheid die je als ondernemer wil behouden.
Een freelancer of een zzp’er, in de vorm van een virtual assistant (VA), kan de oplossing bieden voor jouw problemen. Heb je dan problemen? Misschien op het eerste oog niet, maar wees eens heel eerlijk. Herken jij je in één of meer van deze signalen?

1.   Je hebt bijna geen tijd meer voor de leuke dingen

Ooit ben je gaan ondernemen omdat je zo’n ontzettend mooi idee had. En dit pakte ook nog eens heel goed uit. Je breidde uit en je vond steeds meer klanten. Ineens ben je zo druk en vooral bezig met alle randvoorwaarden. Dat wat jij écht het allerleukste vindt, daar kom je niet meer aan toe.

2.   Je wil meer impact

Dat ondernemen in jouw bloed zit is duidelijk. Dat je succesvol bent ook. Op een gegeven moment is dat niet meer genoeg. Je wil de wereld verbeteren. Nog meer klanten helpen met jouw goede ideeën. Alleen die ruimte is er niet. Nog niet. Je hebt mankracht nodig om meer impact te kunnen genereren.

3.   Je bent niet overal goed in

Daar ben je heel open en eerlijk over. De administratie, offertes schrijven, social media. Zo een paar voorbeelden waar jij ontzettend druk mee bent. Alleen is dit nooit de reden geweest waarom jij bent gaan ondernemen. Jij bent goed in wat jij doet. Maar je kunt niet de beste zijn in alles.

4.   Je groeit uit je jasje

Je bent fantastisch bezig geweest de afgelopen jaren. Je hebt hard gewerkt. En nu blijkt dat jouw ideeën nodig zijn bij vele klanten. Of eigenlijk, jij lost ontzettend veel problemen op. Je bent te groot geworden om alles nog alleen te doen. Dus je staat voor de keuze. Blijf ik waar ik nu ben? Of ga ik groeien? En ga ik op zoek naar de juiste mensen die mij daarbij kunnen helpen.

5.   Het focussen kan beter

Je bent druk. Jouw takenlijst wordt groter en groter. Het overzicht is soms ver te zoeken. Afspraken worden dubbel geboekt. Je website is niet meer up to date. Elke dag begin je met het wegwerken van tientallen e-mails. Dat moet anders. Je wil de focus weer terug. De rust om alles goed en netjes te organiseren.

6.   Je voelt een enorme druk op je schouders

Er liggen namelijk nogal wat taken op jou te wachten. Heel wat eisen worden aan jou gesteld. Jouw klanten verwachten veel van je. Wat zou het fijn zijn als er een manier was om de druk te verminderen. Of wat zou het heerlijk zijn om op vakantie te kunnen zonder laptop. Zonder telefoon. Even helemaal weg van alles. Zodat ook jij af en toe los kan laten.

7.   Eén is maar alleen

Vaak sta je er in je eentje voor. Dan denk je wel eens “hoe doen anderen dat toch?” Of kun je wel wat hulp gebruiken bij het in de praktijk brengen van jouw nieuwste ideeën. Het is dan heel fijn als je even de telefoon kan pakken. Jouw verhaal kan vertellen. En dat een frisse blik met je mee kijkt.

8.   Onrust

Jouw e-mail inbox loopt elke dag vol. Je hebt je ooit voor veel nieuwsbrieven ingeschreven, maar het zorgt nu voor een warboel. Je overziet het niet meer. Ook jouw computer moet opgeschoond worden. Je baalt. Je hebt geen tijd om dit te doen, maar het zorgt ook voor onnodig oponthoud. Jij kan wel iemand gebruiken die orde op zaken stelt. Die alles even netjes maakt. En netjes houdt. Zodat jij efficiënt en sneller door jouw taken gaat.

9.   Flexibiliteit kwijt

Weet je nog wat de reden was dat je ging ondernemen? Je had een goed idee en daar wilde je wat mee. Dat klopt, maar er was nog iets. Je wilde vrijheid. Bij een baas werken voelde zo gedwongen. Je wilde meer flexibiliteit in je leven. Omdat het beter te combineren is met al je hobby’s of met het gezinsleven. En nu? Je hobby’s liggen al een tijdje onder het stof. Iets leuks doen met het gezin, wanneer was dat ook alweer voor het laatst? Gek toch, hoe snel jouw idealen zijn verdwenen sinds jouw bedrijf gegroeid is?

10. Je hebt het gevoel dat je altijd zichtbaar moet zijn

Social media is jouw etalage. De winkel waarin jij laat zien wat je doet. Wat je kunt. Dat betekent dat jij daar de hele week moet zijn. Consequent posten. Laten zien wat je doet, wat je kunt, waar je mee van dienst kan zijn. Bestaande klanten willen jou volgen. Nieuwe klanten willen jou beter leren kennen. Dus jij moet aanwezig zijn. Niet alleen één of twee keer een post de deur uit doen. Nee, reageren op het commentaar dat je krijgt. Nieuwe mensen toevoegen aan je netwerk. Contacten leggen. Bij andere winkels langs gaan en iets vriendelijks zeggen. Dat maakt dat jij je laat zien. Dat maakt dat mensen jou willen en niet de concurrent. Maar zeg eerlijk? Waar haal je die tijd nog vandaan?

Je hoeft het niet meer alleen te doen

Als je jezelf herkent in één of meer van deze signalen, is het een idee om je eens te verdiepen in het begrip virtual assistant. Iedere virtual assistant heeft zijn of haar eigen expertise. Iets waar deze persoon heel goed in is en jij iets minder. Dat komt mooi uit. Zo kun je precies onderzoeken wat je nodig hebt. Vooral van welke taken je graag afstand wil doen. Doordat er zoveel keus is, kun je altijd een VA vinden die het beste bij jou past. Die een expert is op een heel ander gebied. Zodat jouw VA jou perfect kan aanvullen. Je hoeft het niet meer alleen te doen.

Jullie doen het samen

Een VA hoef je niet te zien als een medewerker. Ze moet misschien ingewerkt worden en jouw bedrijf leren kennen, maar ze is ook heel zelfstandig. Ze weet haar weg wel te vinden en trekt op tijd aan de bel als iets onduidelijk is. Verder heeft ze haar eigen verzekering, haar eigen voorwaarden. Kortom, zij is een ondernemer net als jij. Dus je hoeft haar niet persé te zien als medewerker in jouw bedrijf. Zie haar als jouw partner in crime.

Weer in bloei

Als je dan eenmaal de stap durft te zetten om een VA in te huren. Merk je al snel dat je weer ruimte krijgt voor jouw ondernemersdrift. Zo krijgt jouw bedrijf weer de rust en ruimte voor groei.