Ik wil een virtual assistant inhuren, maar waar begin ik?!

Door Jody Asschof

Het is de laatste tijd meer regel dan uitzondering. Je werkzaamheden blijven opstapelen en de stress begint toe te nemen. Je weet dat dit echt moet veranderen, maar de hoeveelheid werk… die zal echt niet minder worden. Verandering is nu écht nodig, maar hoe dan?

Iemand in dienst nemen is een grote kostenpost en brengt risico’s met zich mee. Dat wil je dus liever niet. Maar hoe los je dit dan op? Door een virtual assistant in te huren natuurlijk! Je huurt een VA namelijk alleen in voor de uren die jij af wilt nemen. Ziekte, vakantie en andere vrije uren zijn niet voor jouw rekening. Loonbelasting? None of your business! Ook de aanschaf van apparatuur of een werkplek hoef jij je niet mee bezig te houden. Een VA is net als jij een zelfstandig ondernemer. Die neemt dit dus allemaal zelf voor haar (of zijn) rekening.

Je leest het al: het inhuren van een virtual assistant is de perfecte oplossing wanneer jij werkzaamheden wilt uitbesteden. Maar meine gute, waar begin je met de zoektocht naar jouw VA? Er zijn er zoveel! Hier komt VA school to the rescue! VA school en co weten natuurlijk als geen ander hoe je de zoektocht naar de juiste virtual assistant het beste aan kan pakken. We gaan je goed op weg helpen met dit super heldere stappenplan. Dan heb jij binnen no time een toffe samenwerking opgezet. Zit je er klaar voor? Komt ‘ie:

Bepaal wat je wilt uitbesteden

Denk eens na over de taken die je nu doet en die je zou willen uitbesteden. Loop je hier al helemaal vast? No worries. Het maken van de volgende 3 lijstjes gaat jou enorm helpen om te bedenken wat je dan zou kunnen uitbesteden:

• Werkzaamheden die je niet leuk vindt
  Waar zit je elke keer weer tegenaan te hikken? Waarbij voelt alleen al de gedachte van uitbesteden als een opluchting?
• Werkzaamheden waar je zelf niet goed in bent
  Waar heb je niet zoveel ervaring mee? Of waar ben je gewoon niet zo goed in? Wees eerlijk naar jezelf. Niemand is in álles goed, hè!?
• Werkzaamheden die je niet zou moeten doen
  Niet alle werkzaamheden zijn dingen waar jij je mee bezig mee zou moeten houden als je je bedrijf wilt laten groeien. Jouw focus zou voornamelijk moeten liggen op je core business.

Word jij heel sacherijnig van de administratieve taken, heb je totaal geen overzicht meer als het aankomt op e-mailbeheer en agendaplanning, of heb je totaal geen feeling met teksten schrijven of social media beheren? Door te weten wat je wilt uitbesteden, kun je gerichter zoeken naar een virtual assistant met de juiste vaardigheden en ervaring.

Je weet nu dus wat je wilt uitbesteden.
Hoe vind je dan de juiste VA bij de juiste werkzaamheden?

Er zijn een aantal goede en effectieve manieren om bij de juiste VA uit te komen. Je kan rondvragen in jouw eigen netwerk. Wanneer iemand in jouw netwerk al ervaring heeft met een goede VA, heb je ook gelijk al een referentie te pakken. Wel zo fijn natuurlijk, want je wilt er natuurlijk wel zo zeker mogelijk van zijn dat je gaat samenwerken met een topper.

Nog een goede manier is een oproep plaatsen op een sociaal netwerk zoals Linkedin of Instagram. Ook hier kan je weer aanbevelingen krijgen van andere tevreden ondernemers.

En last but zeker not least: bezoek de site van VA profiel! Hier vind je een ruime selectie van assistants die allemaal zijn getraind door VA school. Bij deze toppers ben je er dus in ieder geval zeker van dat ze een goede basis voor het VA schap hebben.

Goed om te overwegen: veel ondernemers kiezen voor meerdere VA’s om mee samen te werken. Voorbeeld: stel je wilt een VA voor agendabeheer, emailbeheer, het schrijven van blogs én social media beheer. Veel VA’s bieden Office support aan (waar dus e-mail en agendabeheer onder vallen). Dan is het niet vanzelfsprekend dat je ook goed bent in social media beheer of het schrijven van teksten. Die laatste 2 zijn vaak ook goed bij 1 virtual assistant onder te brengen. In dit geval zou je dus goed kunnen kiezen voor meerdere samenwerkingen.

Wanneer je een eerste selectie hebt gemaakt, is het een goed idee om deze VA’s op Linkedin op te zoeken en hun ervaring te bekijken. En natuurlijk (wanneer je die nog niet hebt) de referenties. Bij de selectie die nu overblijft, ga je gesprekken aan. Dit kan in real life, of natuurlijk via videobellen. Kijk hierbij goed naar de persoonlijkheid van degene met wie je samen wil gaan werken. Dit is heel belangrijk! Stel die vragen waaruit je een goede indruk kan krijgen of iemand bij jou past. Je zult nauw samenwerken met je VA, het is dus belangrijk om iemand te vinden met wie je goed kunt communiceren en fijn kunt samenwerken.

In dit gesprek kan je gelijk vragen naar de voorwaarden. Komt het tarief dat jij bereid bent om te betalen overeen? Wat zijn de verdere voorwaarden? Matcht dit met hoe jij een samenwerking voor je ziet? Met deze stappen sluit je zoveel mogelijk uit dat je samen komt te werken met een VA die geen goede match blijkt te zijn.

Wanneer je je keuze hebt gemaakt voor een VA

Voordat je aan de slag gaat met je assistant, is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken over bijvoorbeeld de taken die ze gaan uitvoeren, de deadlines en de tarieven. Het is ook verstandig om dit goed vast te leggen.

Daarnaast is communicatie essentieel bij het werken met een VA. Zorg ervoor dat je duidelijke communicatiekanalen hebt ingesteld, zoals e-mail, whatsapp, Zoom of telefonisch. Plan eens in de zoveel tijd een evaluatiemomentje in, zodat jullie er zeker van zijn dat de samenwerking voor beiden nog fijn verloopt.

Word weer blij van je werk en richt je weer op je core business, zodat je bedrijf kan groeien

Samenwerken met een VA kan een geweldige manier zijn om je bedrijf te laten groeien en om je weer bezig te houden met de dingen waar je je bezig mee wílt houden. Veel ondernemers gingen je al voor en willen nooit meer anders. Wanneer je de juiste persoon hebt gevonden, weet ik zeker dat jij ook nooit meer anders wilt!

Wil je de zoektocht naar de juiste virtual assistant wat makkelijker maken? Volg de stappen uit dit artikel en ik ben er echt van overtuigd dat jij bij de juiste VA uit zal komen.

Ben je er klaar voor om met het stappenplan uit dit artikel aan de slag te gaan?

Hier vind je alle VA profielen

Een geweldige samenwerking en flow in je bedrijf zijn binnen handbereik!

Roel

Els

Gabrielle

4.   Je groeit uit je jasje

Je bent fantastisch bezig geweest de afgelopen jaren. Je hebt hard gewerkt. En nu blijkt dat jouw ideeën nodig zijn bij vele klanten. Of eigenlijk, jij lost ontzettend veel problemen op. Je bent te groot geworden om alles nog alleen te doen. Dus je staat voor de keuze. Blijf ik waar ik nu ben? Of ga ik groeien? En ga ik op zoek naar de juiste mensen die mij daarbij kunnen helpen.

5.   Het focussen kan beter

Je bent druk. Jouw takenlijst wordt groter en groter. Het overzicht is soms ver te zoeken. Afspraken worden dubbel geboekt. Je website is niet meer up to date. Elke dag begin je met het wegwerken van tientallen e-mails. Dat moet anders. Je wil de focus weer terug. De rust om alles goed en netjes te organiseren.

6.   Je voelt een enorme druk op je schouders

Er liggen namelijk nogal wat taken op jou te wachten. Heel wat eisen worden aan jou gesteld. Jouw klanten verwachten veel van je. Wat zou het fijn zijn als er een manier was om de druk te verminderen. Of wat zou het heerlijk zijn om op vakantie te kunnen zonder laptop. Zonder telefoon. Even helemaal weg van alles. Zodat ook jij af en toe los kan laten.

7.   Eén is maar alleen

Vaak sta je er in je eentje voor. Dan denk je wel eens “hoe doen anderen dat toch?” Of kun je wel wat hulp gebruiken bij het in de praktijk brengen van jouw nieuwste ideeën. Het is dan heel fijn als je even de telefoon kan pakken. Jouw verhaal kan vertellen. En dat een frisse blik met je mee kijkt.

8.   Onrust

Jouw e-mail inbox loopt elke dag vol. Je hebt je ooit voor veel nieuwsbrieven ingeschreven, maar het zorgt nu voor een warboel. Je overziet het niet meer. Ook jouw computer moet opgeschoond worden. Je baalt. Je hebt geen tijd om dit te doen, maar het zorgt ook voor onnodig oponthoud. Jij kan wel iemand gebruiken die orde op zaken stelt. Die alles even netjes maakt. En netjes houdt. Zodat jij efficiënt en sneller door jouw taken gaat.

9.   Flexibiliteit kwijt

Weet je nog wat de reden was dat je ging ondernemen? Je had een goed idee en daar wilde je wat mee. Dat klopt, maar er was nog iets. Je wilde vrijheid. Bij een baas werken voelde zo gedwongen. Je wilde meer flexibiliteit in je leven. Omdat het beter te combineren is met al je hobby’s of met het gezinsleven. En nu? Je hobby’s liggen al een tijdje onder het stof. Iets leuks doen met het gezin, wanneer was dat ook alweer voor het laatst? Gek toch, hoe snel jouw idealen zijn verdwenen sinds jouw bedrijf gegroeid is?

10. Je hebt het gevoel dat je altijd zichtbaar moet zijn

Social media is jouw etalage. De winkel waarin jij laat zien wat je doet. Wat je kunt. Dat betekent dat jij daar de hele week moet zijn. Consequent posten. Laten zien wat je doet, wat je kunt, waar je mee van dienst kan zijn. Bestaande klanten willen jou volgen. Nieuwe klanten willen jou beter leren kennen. Dus jij moet aanwezig zijn. Niet alleen één of twee keer een post de deur uit doen. Nee, reageren op het commentaar dat je krijgt. Nieuwe mensen toevoegen aan je netwerk. Contacten leggen. Bij andere winkels langs gaan en iets vriendelijks zeggen. Dat maakt dat jij je laat zien. Dat maakt dat mensen jou willen en niet de concurrent. Maar zeg eerlijk? Waar haal je die tijd nog vandaan?

Je hoeft het niet meer alleen te doen

Als je jezelf herkent in één of meer van deze signalen, is het een idee om je eens te verdiepen in het begrip virtual assistant. Iedere virtual assistant heeft zijn of haar eigen expertise. Iets waar deze persoon heel goed in is en jij iets minder. Dat komt mooi uit. Zo kun je precies onderzoeken wat je nodig hebt. Vooral van welke taken je graag afstand wil doen. Doordat er zoveel keus is, kun je altijd een VA vinden die het beste bij jou past. Die een expert is op een heel ander gebied. Zodat jouw VA jou perfect kan aanvullen. Je hoeft het niet meer alleen te doen.

Jullie doen het samen

Een VA hoef je niet te zien als een medewerker. Ze moet misschien ingewerkt worden en jouw bedrijf leren kennen, maar ze is ook heel zelfstandig. Ze weet haar weg wel te vinden en trekt op tijd aan de bel als iets onduidelijk is. Verder heeft ze haar eigen verzekering, haar eigen voorwaarden. Kortom, zij is een ondernemer net als jij. Dus je hoeft haar niet persé te zien als medewerker in jouw bedrijf. Zie haar als jouw partner in crime.

Weer in bloei

Als je dan eenmaal de stap durft te zetten om een VA in te huren. Merk je al snel dat je weer ruimte krijgt voor jouw ondernemersdrift. Zo krijgt jouw bedrijf weer de rust en ruimte voor groei.